Doppelte Buchhaltung mit spanischer SL leicht gemacht

Wenn man einen guten Workflow, eine kompetente Steuerberatung und vor allem Ordnung in seinem Rechnungswesen schafft, ist es sehr einfach umzusetzen!

Damit das klappt, solltest du wissen, was Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A Rechnung) und doppelte Buchhaltung einer SL in Spanien sind und was diese beiden unterscheidet:

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die E/A-Rechnung ist eine einfache Methode und eignet sich vor allem für kleinere Unternehmen, Selbstständige oder Freiberufler. Hier werden nur tatsächliche Geldflüsse erfasst. Das bedeutet, du schreibst auf, was du wirklich eingenommen hast und was du tatsächlich ausgegeben hast. Es geht also nur um das Geld, das auf deinem Konto landet oder abgebucht wird. Du musst keine komplexen Buchungsregeln beachten, und es gibt keine Bilanz. Am Ende kannst du leicht den Gewinn berechnen, indem du die Ausgaben von den Einnahmen abziehst.

Doppelte Buchhaltung

Die doppelte Buchhaltung ist komplexer und wird von größeren Unternehmen verwendet. Sie folgt einem strengen System: Jede Buchung wird immer doppelt erfasst – einmal im Soll und einmal im Haben. Das Ziel ist es, eine genaue Übersicht über alle Vermögenswerte, Schulden und den Gewinn zu erhalten. Dabei entstehen zwei wichtige Berichte: die Bilanz (zeigt das Vermögen und die Schulden) und die Gewinn- und Verlustrechnung (zeigt die Erträge und Aufwendungen). Das System ist genauer und liefert dir ein umfassenderes Bild deines Unternehmens.

Die doppelte Buchhaltung ist für Kapitalgesellschaften wie die Societad Limitada (SL) in Spanien vorgeschrieben.

Der Prozess der doppelten Buchhaltung für eine spanische Sociedad Limitada (SL) erfolgt nach festen Regeln, die vom spanischen Handelsgesetzbuch (Código de Comercio) und dem allgemeinen Buchhaltungsplan (Plan General de Contabilidad, PGC) vorgegeben werden.

1. Zu Beginn des Geschäftsjahres wird die Eröffnungsbilanz erstellt. Sie zeigt das Anfangsvermögen, die Schulden und das Eigenkapital der SL. Diese Bilanz wird aus dem Vorjahr übernommen und von deiner Steuerberatung erstellt.

2. Jede finanzielle Transaktion wird in zwei Konten erfasst: einmal im Soll und einmal im Haben. Typische Buchungen sind:

   1. Einnahmen (z. B. durch Verkäufe): Erhöhung im Haben des Ertragskontos, gleichzeitig eine Erhöhung im Soll (Bank oder Kasse).

   2. Ausgaben (z. B. Miete, Gehälter): Erhöhung im Soll des Aufwandskontos, gleichzeitig eine Verringerung im Haben (Bank oder Kasse).

3. Monatliche und vierteljährliche Steuererklärungen:

   1. Umsatzsteuer (IVA): Die SL muss die eingenommene Mehrwertsteuer abführen und die gezahlte Mehrwertsteuer anrechnen lassen. Sofern du primär mit EU-Unternehmen außerhalb Spaniens Geschäfte machst, die eine UID-Nummer haben, greift das Reverse Charge Prinzip und du musst keine Umsatzsteuer ausweisen oder abführen.

   2. Einkommenssteuer-Vorauszahlungen (Impuesto de Sociedades): Vierteljährliche Vorauszahlungen auf die EK- bzw. Körperschaftssteuer.

4. Jahresabschluss und Einreichung: die SL muss am Ende des Jahres einen Jahresabschluss (Cuentas Anuales) erstellen, der aus mehreren Teilen besteht und der bei der Handelskammer (Registro Mercantil) eingereicht werden muss:

   1. Bilanz (Balance)

   2. Gewinn- und Verlustrechnung (Cuenta de Pérdidas y Ganancias)

   3. Anhang (Memoria)

   4. Eigenkapitalveränderungen (Estado de Cambios en el Patrimonio Neto)

   5. Geldflussrechnung (Estado de Flujos de Efectivo) – für größere SL verpflichtend

Klingt kompliziert, ist in der Praxis aber einfach

Wenn du als Unternehmer/in über einen sauberen Prozess, eine klare Planung und über ein paar Tools verfügst, ist die doppelte Buchhaltung für deine SL ein Kinderspiel!

Du erstellst in deinem Rechnungstool (für Vorschläge siehe unten) eine rechtskonforme Rechnung, diese wird an deinen Kunden versendet. Sobald der Kunde die Rechnung bezahlt hat, wird sie in deinem Tool als bezahlt markiert.

Eingangsrechnungen, die du erhältst und bezahlst (zB die Büro-Miete, Hosting-Gebühren oder Beratungshonorare) legst du ebenfalls in deinem Tool ab.

Am Ende des Monats ziehst du von deiner Bank deinen Kontoauszug, gleichst Zeile für Ziele deine eingegangenen und rausgegangenen Rechnungen ab und übermittelst deinem Steuerberater diese Informationen. Der erstellt dann die nötigen Unterlagen und informiert dich zeitnah über anfallende Abgabenfälligkeiten.

Praxistipp: die richtige Software für deine SL Buchhaltung

Aus unserer Erfahrung sind einige Tools im Zusammenspiel sehr sinnvoll, um dir und deiner Steuerberatung die Buchhaltung zu erleichtern und dafür zu sorgen, dass immer alles stimmig und zur rechten Zeit übermittelt wird:

CRM System

Ein Kundenverwaltungssystem (Customer Relationship Management, CRM) dient dazu, Kundendaten, Unternehmensdaten und Informationen zu deinen Vertriebskontakten (u.a. Sales oder Marketing Qualified Leads) zentral zu erfassen. Dieses System hilft die auch dabei, Email Marketing zu betreiben und mit deinen Kunden laufend in Kontakt zu bleiben.

Wir empfehlen dazu Zoho CRM oder HubSpot, da diese Systeme günstig und extrem machtvoll dein Unternehmen unterstützen können!

Invoicing Tool

Wenn du deine Rechnungen nicht lose in MS Word oder gar Excel erstellst, sondern dafür ein Tool wie Zoho Invoice nutzt, hast du mehrere Vorteile:

• deine Rechnungen sind standardisiert und haben eine schöne Form (zB mit deinem Logo, den richtigen Schriften, Farben usw.)
• deine Rechnungen sind rechtskonform und damit immer unproblematisch
• du kannst Steuerberechnung, Rabatte, Gutschriften und Eingangsrechnungen gleich verwalten
• aus dem CRM werden Kunden- und Firmendaten automatisch synchronisiert
• du kannst Rechnungen einfach mit Daten und Zahlungsweise als bezahlt markieren und den Rechnungsstatus jederzeit kontrollieren

Cloud-Speicher

Um Daten mit deiner Steuerberatung effizient zu teilen, kannst du auf eine Cloud-Lösung zum Speichern der Daten zurückgreifen. Nutze dazu aber unbedingt eine Lösung, die über ein Berechtigungsmanagement verfügt, im Optimalfall setzt du dir selbst ein Werkzeug wie NextCloud auf einem eigenen, sicheren Server auf. So kommen deine Daten nicht in falsche Hände und sind trotzdem für deine Steuerberatung und dich zentral verfügbar.

Wenn du gerne mehr zum Thema erfahren und weitere paar Tipps aus der Praxis haben möchtest, melde dich gerne!